APUR

Hewan apa ini? Apakah sejenis Cikwauwa?

APUR adalah singkatan dari Automatic Progress Update Report. Saya baca pertama kali istilah ini dari buku Young On Top karya Billy Boen sekitar 10 tahun yang lalu. Buku itu berisi 35 kunci sukses di usia muda. Hanya saja, yang benar-benar nyanthol di saya cuma APUR ini. Meski begitu, manfaatnya cukup terasa setelah saya gunakan sendiri dan tularkan ke tim.

Pendeknya, APUR adalah inisiatif bawahan untuk secara otomati &, tanpa perlu ditanya, mengupdate progres sebuah tugas yang diberikan oleh atasan untuknya. Gunanya, supaya atasan tahu perkembangan tugas yang ia delegasikan ke bawahannya. Kenapa atasan perlu tahu itu? Karena meskipun itu dikerjakan oleh timnya, tanggung jawab mengenai hasilnya tetap ada di sang bos.

Supaya tidak bingung, langsung ke contoh saja. Saya sadur dari bukunya langsung dengan sedikit modifikasi.

Misalnya, pada hari senin, bos X menyuruh bawahannya Y untuk menghubungi seorang klien. Golnya adalah untuk menawarkan sebuah teknologi terbaru supaya si klien tersebut tertarik membeli. Bila Y tidak melakukan APUR, begini jalan ceritanya.:

• Y langsung menghubungi si klien, berusaha untuk membuat janjian meeting. Klien menyanggupi dan baru luang di hari jumat.
• Hari jumat Y meeting dengan klien.
• Hasil meeting memutuskan si klien akan diskusi internal dengan timnya dahulu & akan memberi kabar pada hari Senin.
• Senin Y mendapat feedback dari klien & melaporkannya ke bos X.

Bila seperti itu yang dilakukan, kira-kira apa yang ada di pikiran bos X?

• Hari senin itu Y sudah menghubungi klien belum ya?
• Senin, selasa, rabu, kamis, jumat, sabtu, minggu (sebelum Y melaporkan feedback klien di hari senin berikutnya), si bos X bingung. “Ini si Y sudah berhasil ketemu & meeting belum ya? Apa hasilnya ya?”

Nah, kalau Y melakukan APUR, ceritanya jadi begini:

• Senin Y langsung menelpon klien. Setelah klien setuju untuk bertemu di hari jumat, Y mengabari bos X, “Kami akan meeting di hari jumat.”
• Jumatnya, Y meeting dengan klien dan mengabari atasannya, X, “Kami sudah meeting dan klien akan diskusi internal dulu. Dia akan memberi feedback hari senin.” Y juga memberi pandangan terhadap jalannya meeting tersebut. Misalnya, “Meetingnya OK, klien tertarik, harusnya dia akan beli.”
• Senin ketika Y dapat kabar dari klien, ia laporkan ke bos X.

Bayangkan kita menjadi bos X. Pasti kita akan sangat menghargai tim yang melakukan APUR tanpa perlu ditanya. Karena yang ada dalam pikiran bos itu banyak sekali dan seringkali terpecah-pecah. Capek. Ketika ada tim yang memberi update, akan terasa melegakan. Lega sekali. Tidak ada lagi pikiran yang ngganjel dan mengganggu.

Satu lagi, bila ternyata meeting tadi tidak berjalan baik, si bos bisa langsung ambil tindakan cepat untuk “menyelamatkan” sebelum terlambat. Ini cuma bisa terjadi bila APUR dilakukan.

Konon, untuk sukses di kerjaan, seseorang tidak cukup bisa manage down ke timnya, tapi juga harus bisa manage up: ke bosnya. APUR bisa kita budayakan pada keduanya.